Bienvenue aux ressources pour les employés d’Overtime Athletics
La section MUST HAVE contient des choses qui DOIVENT ÊTRE FAITES pour favoriser l'inscription. Ce sont des pratiques que nous pratiquons depuis plus de 20 ans et nous savons qu’elles fonctionnent. Si vous configurez un programme et ne respectez pas les MUST HAVE , vous avez perdu votre temps à configurer le programme.
Les INCONTOURNABLES
mais pas limité a.....
Marketing du programme d’enrichissement
✅ Dépliants
✅ Médias sociaux
✅ Envois d'e-mails
✅ Appuyez sur les campagnes d'un ami
✅ Assistance scolaire/administrative
✅ Merci
Marketing des camps
✅ Dépliants
✅ Envois d'e-mails
✅ Chèques-cadeaux aux écoles
✅ Bannières
✅ Collecte de fonds pour les écoles environnantes
✅ Soutien scolaire/organisationnel
✅ Merci
Dépliants d'enrichissement
Distributing flyers to students of a school you are providing after school programs to is a very common and standard practice for advertising your offering to families. Flyers should be:
✅ Professionally printed
✅ Accurately provide the program details (description, logistics, and cost) Understand that ASP Flyers
✅ Often need to be approved (and may have rules about what is on them)
✅ Require planning with regards to the time it takes to submit for approval, get printed, organize for distribution, deliver to schools
​
ASP FLYERS WILL HELP WITH ENROLLMENT
✅ It’s frustrating when a school won’t let you send flyers home because ‘Flyers are King’; and when flyers go home, most of the time you will see a jump in enrollment.... BUT, if a PTA/Principal says no to flyers going home in backpacks or folders, here are some other ideas:
​
✅ Email the PE Teachers in the building and ask if they would help hand out flyers:
“Hi Mike – My name is Chris Whelan and I’m running an after school sports class at Forestville Elementary this fall – We are all about promoting Health & Wellness and I was hoping if I dropped off 100 flyers, you could pass them out in your class?
​
✅ Email the Principal and ask if it is ok if you make groups of flyers and you give them to each Bus Driver (along with a $5 Starbucks card)
“Hi Principal Lowry – I hope you are well. As I’m sure you are aware, we are running some after school programs @ your school and I was wondering if I made a couple flyers and gave them to the Bus Drivers (along with a $5 Starbucks card) and asked them to h and them out. We are all about Health and Wellness and would love to get the kids @ Forestville active 😊."
He the Principal doesn’t respond, call and ask the secretary.
✅ Call the Secretary at the school and ask if you can hand out flyers at the end of the school day
before kids get on the bus
Phone call would go like this: ‘Hi there, how are you? I am working with your PTA or Administration running some after school enrichment programs and I was wondering if it would be okay if I came by one day after school (of course I would check-in with the office) and handed out flyers before kids got on the bus or were picked up?"
✅ Put flyers on the community table at the school.
Dépliants de camp
.png)
DEVANT
DOS
Les dépliants de camp sont une méthode très polyvalente de publicité et de marketing pour les camps. Ils doivent être conçus pour être utilisés et distribués à un public beaucoup plus large que les dépliants destinés aux programmes extrascolaires. Les dépliants SummerCamp peuvent être :
✅ Distribué par les instructeurs lors des programmes parascolaires
✅ Emmené à des événements spéciaux dans la communauté
✅ Publié dans la zone « points chauds »
✅ Laissés aux bureaux du hall, à la réception et aux bureaux d'information
✅ Envoyé par courrier électronique sous forme de pièces jointes aux clients intéressés
✅ Publié en ligne
Chèques cadeaux et offres Friend2Friend
Bourses d’études : envoyez un e-mail à chaque directeur d’école et offrez une bourse à une famille dans le besoin.
De nombreuses écoles organisent des enchères silencieuses et c'est toujours une bonne idée de contacter les écoles partenaires et non partenaires pour leur proposer un chèque-cadeau pour le camp. C'est une excellente sensibilisation et aussi un geste fort pour la communauté.
Réductions pour les enseignants – Je pense que c’est vraiment positif d’offrir aux enseignants une réduction intéressante pour leurs familles.
.png)
Peu importe si j'envoie le chèque-cadeau à l'école pour un encan silencieux ou au directeur pour aider une famille dans le besoin, j'aime inclure 5 réductions Friend2Friend. De cette façon, le gagnant de la semaine gratuite aidera à promouvoir/faire de la publicité auprès de ses amis.
Le marketing n'est pas seulement une question de promotion, c'est aussi une question de patience.
Le marketing Friend2Friend est l’un des meilleurs moyens de développer vos programmes.
Panneaux de cour OTA
Tirer parti des zones à « fort trafic » est un facteur important à prendre en compte en marketing. Yard Signs peut atteindre cet objectif avec la circulation piétonnière et la circulation automobile. Ils constituent un outil courant et efficace pour faire remarquer votre service, votre programme et votre organisation. La taille d’impression/de police est cruciale pour l’efficacité des panneaux de signalisation. Comprenant qu'en fonction de l'emplacement (terrains d'école vs rues et routes publiques vs propriété privée), des règles, des réglementations et peut-être même des lois s'appliquent à la pratique de l'installation de panneaux de signalisation à des fins publicitaires. Lorsque vous placez des panneaux, pensez à :
✅ Angle du message
✅ Durabilité
✅ Robustesse
Bannières OTA
Les grandes bannières faisant la promotion de programmes sont efficaces, mais aussi plus coûteuses que les autres types de publicité en raison du coût de leur réalisation. L’autre facteur à considérer est de savoir si la bannière peut être réutilisée. La spécificité des détails de la bannière détermine si la bannière peut ou non être utilisée à une date ultérieure ou à un endroit différent. Lorsque vous positionnez des bannières, pensez à :
✅ Intérieur ou Extérieur selon les emplacements proximité de la circulation routière (ou autoroute)
✅ S'assurer qu'ils sont bien accrochés ou jalonnés pour résister aux intempéries comme le vent (accrocher une banderole que personne ne peut lire ne sert à rien)
OTA Facebook
Les services de médias sociaux et de réseaux sociaux en ligne sont devenus un élément essentiel de l'interaction sociale dans le monde d'aujourd'hui. À la fois utilisé à des fins professionnelles et personnelles, le pouvoir de Facebook pour atteindre les clients est indéniable. Les parents ont fait de Facebook une pièce maîtresse de :
✅ Enquêtes pour la sélection des programmes et des entreprises jeunesse
✅ Demandes/commentaires du service client
La priorité concernant l'OTA Facebook et les autres options de marketing de Facebook est d'être implacable avec le contenu et rapide dans les réponses.
Instagram en direct
Instagram est une application et un service mobiles de partage de photos qui permettent aux utilisateurs de partager des photos et des vidéos en public ou en privé sur le service, ainsi que via diverses autres plateformes de réseaux sociaux, telles que Facebook, Twitter, YouTube et TickTok. Utiliser Instagram est un excellent moyen de :
✅ Mise à jour des familles sur les activités du programme (clients existants)
✅ Fournir des visuels de ce à quoi les participants et leurs parents peuvent s'attendre
inscrit à l'un des programmes d'OTA (clients potentiels)
Être sensible aux préoccupations des familles concernant les photos de leurs enfants en ligne est quelque chose dont il faut être conscient lors de l'utilisation de cette plateforme.
Communication d'explosion d'enrichissement
Une « diffusion d'e-mails » est un moyen peu coûteux et très efficace de promouvoir une programmation. L'emplacement et le type de programme déterminent qui reçoit l'e-mail de masse et si une partie spécifique de votre base de données est ciblée ou si la base de données entière reçoit l'avis. L’utilisation de la tactique « email blast » nécessite :
✅ Collecte d'e-mails auprès des participants au programme pour créer une base de données interne
✅ Organisations partenaires permettant l'accès des OTA à leur base de données
La promotion et l'utilisation de la plateforme d'inscription en ligne d'OTA avec After School Partners sont très importantes pour créer des bases de données afin d'utiliser efficacement cette tactique de marketing.
Communication sur l'explosion du camp
La plupart des offres de camps seront ouvertes à une clientèle beaucoup plus large qu'un programme parascolaire (les participants à l'ASP doivent provenir de cette école partenaire, tandis que les participants aux camps d'été peuvent généralement venir de n'importe quelle partie du district scolaire). Disposer d’une base de données saine afin d’accéder au plus grand nombre de familles dans un quartier disposant d’un camping est essentiel pour que les « campagnes email blasts » puissent couvrir la plus grande partie de la population possible. Les envois d'e-mails du camp devraient :
✅ Changez visuellement à chaque envoi d'e-mail
✅ Annoncer toutes promotions / offres
✅ Présentez les faits saillants du camp ou des activités spéciales
Appuyez sur un ami !!!
Objet : Athlétisme en prolongation - Faites passer le message
Salut les familles - Merci beaucoup d'avoir inscrit votre enfant à notre programme parascolaire à l'école primaire Franklin Sherman. Nous sommes impatients de lancer le programme le 5 mars. Nos programmes sont géniaux mais le sont encore plus avec des AMIS ! S'il vous plaît, aidez-nous à faire passer le message et à « Appuyez sur un ami »
Partagez notre site Web et nous vous reverrons bientôt : www.otathletics.com/omaha
Merci beaucoup,
Mike Mitchell
Heures supplémentaires Athlétisme Omaha
✅ La campagne TAP A FRIEND envoie un e-mail aux familles déjà inscrites pour leur demander leur aide pour faire connaître nos programmes. Cela peut être fait avec des programmes parascolaires, des camps, des cliniques, etc.
✅ Un autre moyen peu coûteux et très efficace de faire connaître votre programmation.
Collectes de fonds pour les écoles environnantes
Dans les écoles environnantes, parlez à leur directeur ou à leur PTA et proposez ce qui suit :
✅ Réductions pour leurs étudiants
✅ 5 $ à 10 $ de retour à leur école par enfant inscrit
En échange, nous pouvons distribuer nos dépliants à tous les enfants et les ramener à la maison dans des sacs à dos.
Demandez du soutien scolaire : où et comment pouvons-nous faire de la publicité ?
✅ Newsletter par courrier électronique
✅ Publications sur les réseaux sociaux
✅ Soirée de rentrée
✅ Salon des écoles
✅ Déjeuner et démonstration de récréation ➢ Journée portes ouvertes
✅ Réunion PTA/PTO
✅ Assemblée des élèves de l'école
PROMOTIONS D'INSCRIPTION
TOUT LE MONDE aime les bonnes affaires. Il existe une variété de promotions qui peuvent être mises en œuvre pour les programmes, camps et cliniques parascolaires :
✅ Voler une affaire
✅ Lève-tôt
✅ Plusieurs semaines
✅ Remise pour frères et sœurs
✅ Inscrivez-vous pour X semaines, obtenez-en 1 gratuite
✅ Remise pour les employés de l'entreprise de la région
✅ Remise pour les enseignants
✅ Remise pour les membres de la PTA
✅ Remise pompiers/police
✅Concours Jeunesse
✅ Opportunité de tombola scolaire
✅ Réductions spécifiques aux écoles primaires
✅ Inscrivez-vous, recevez un cadeau OTA
✅ Parrainez un ami / Amenez un ami
✅ Prix pour la première fois
✅ 10 premiers à souscrire une offre
✅ Concours d'inscription
✅ Journée ludique de fin d'année (gratuite pour les anciens participants)
✅ Semaine gratuite pour les coordinateurs PTA
Amélioration du client
Le client (et parent) d’aujourd’hui est exigeant. Les organisations capables de s’adapter à ce nouveau niveau d’attentes seront celles qui grandiront et prospéreront. Les concurrents seront comparés au niveau de service fourni par les autres et le fait de ne pas faire d'efforts de communication avec les clients sera remarqué. Certaines formes de ce type de communication comprennent :
✅ « E-mails de bienvenue » pour les ASP et les camps contenant les annonces du programme avant le premier jour
✅ « E-mails de mise à jour » pour les familles informant les parents du statut et des faits saillants du cours, du programme ou du camp
✅ « E-mails de remerciement » pour les familles à la fin d'un programme démontrant leur gratitude pour leur participation et une invitation à les revoir à l'avenir
'MERCI' Marketing
Les « S'il vous plaît » et les « Merci » peuvent aller très loin. Remercier les directeurs, les PTA, les directeurs des parcs et des loisirs, les propriétaires d'installations partenaires et les parents font tous partie des meilleures pratiques de l'OTA. Tous les moyens de communication doivent être envisagés pour le marketing « Merci », mais la note manuscrite reste le roi incontesté pour démontrer une touche personnelle et véhiculer un réel sentiment de partenariat. Les « Merci » renforcent les relations et la fidélité entre les partenaires et les clients. Tout marketing de type « Merci » doit :
✅ Être soigneusement rédigé et examiné pour détecter les erreurs et l'exactitude
✅ Être correctement adressé
✅ Personnel (le cas échéant)